Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego iTELade dostępnego pod adresem itelade.pl, a także osób kontaktujących się z iTELade za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej lub telefonu.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz realizacji praw wynikających z RODO można kontaktować się pod adresem: rodo@itelade.pl.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Adres rodo@itelade.pl służy wyłącznie jako dedykowany punkt kontaktowy w sprawach prywatności i ochrony danych.

2. Podstawa prawna przetwarzania

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, dalej „RODO”.

W zależności od celu przetwarzania podstawą prawną może być:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy lub do wykonania umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak obsługa korespondencji, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, przeciwdziałanie nadużyciom, ustalanie lub dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, jeżeli w konkretnym przypadku przetwarzanie opiera się na zgodzie.

3. Formularz kontaktowy

W przypadku skorzystania z formularza kontaktowego Administrator może przetwarzać następujące dane:

• imię lub nazwę firmy,
• adres e-mail,
• wybrany temat zapytania,
• treść wiadomości,
• dane techniczne związane z przesłaniem formularza, w szczególności adres IP oraz informacje zawarte w logach serwera.

Dane podane w formularzu są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, prowadzenia dalszej korespondencji, przygotowania oferty lub podjęcia działań przed zawarciem umowy.

Podanie danych jest dobrowolne, lecz brak danych niezbędnych do kontaktu może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi.

4. Kontakt e-mail i telefoniczny

Jeżeli kontaktujesz się z iTELade za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu, Administrator może przetwarzać dane zawarte w wiadomości lub przekazane podczas rozmowy, w szczególności imię, nazwisko, nazwę firmy, dane kontaktowe oraz informacje dotyczące zapytania.

Dane są przetwarzane w celu obsługi zapytania, prowadzenia korespondencji, przygotowania oferty, realizacji umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem.

5. Logi serwera i dane techniczne

Podczas korzystania z serwisu serwer może automatycznie zapisywać informacje techniczne, takie jak adres IP, data i godzina połączenia, żądany zasób, kod odpowiedzi serwera, informacje o przeglądarce lub systemie operacyjnym oraz inne dane techniczne wynikające ze standardowego działania infrastruktury WWW.

Dane te są wykorzystywane przede wszystkim w celu zapewnienia bezpieczeństwa, prawidłowego działania serwisu, diagnostyki błędów, ochrony przed atakami i nadużyciami oraz utrzymania infrastruktury.

Administrator nie wykorzystuje logów serwera do profilowania użytkowników ani do tworzenia profili marketingowych.

6. Hosting i infrastruktura

Serwis jest utrzymywany na infrastrukturze serwerowej firmy Contabo GmbH, z serwerem zlokalizowanym w Niemczech. W związku z obsługą techniczną hostingu dostawca infrastruktury może mieć dostęp do danych w zakresie niezbędnym do świadczenia usług serwerowych, bezpieczeństwa i utrzymania infrastruktury.

Niemcy należą do Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego, dlatego samo przechowywanie danych na wskazanym serwerze nie stanowi przekazania danych poza EOG.

7. Poczta elektroniczna

Obsługa poczty elektronicznej iTELade jest realizowana z wykorzystaniem własnej infrastruktury pocztowej opartej na systemie Mailcow.

Treść korespondencji może być przechowywana na serwerach wykorzystywanych przez Administratora przez okres niezbędny do obsługi zapytania, współpracy, realizacji obowiązków prawnych lub zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

8. Konta użytkowników, panel klienta i system zgłoszeń

Obecnie podstawowym kanałem zbierania danych w serwisie jest formularz kontaktowy oraz bezpośrednia komunikacja.

iTELade może w przyszłości uruchomić dodatkowe funkcjonalności, takie jak konta użytkowników, panel klienta, podgląd subskrypcji i usług, system zgłoszeń technicznych lub inne narzędzia przeznaczone dla klientów.

Jeżeli uruchomienie tych funkcji będzie wiązało się z przetwarzaniem dodatkowych kategorii danych lub zmianą celów przetwarzania, niniejsza Polityka prywatności zostanie odpowiednio zaktualizowana przed rozpoczęciem takiego przetwarzania.

9. Pliki cookies

Serwis może wykorzystywać wyłącznie pliki cookies lub podobne mechanizmy niezbędne do prawidłowego działania strony, zapewnienia bezpieczeństwa, obsługi sesji albo przyszłych funkcji wymagających logowania użytkownika.

Na dzień publikacji niniejszej Polityki serwis nie wykorzystuje Google Analytics, Meta Pixel ani innych narzędzi służących do analityki marketingowej, remarketingu lub śledzenia użytkownika w celach reklamowych.

Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone opcjonalne narzędzia analityczne lub marketingowe wymagające zgody użytkownika, Administrator wdroży odpowiedni mechanizm uzyskiwania zgody przed uruchomieniem takich technologii oraz zaktualizuje niniejszą Politykę.

10. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być ujawniane wyłącznie podmiotom, którym dostęp jest niezbędny do prawidłowego świadczenia usług lub spełnienia obowiązków prawnych, w szczególności:

• dostawcom infrastruktury serwerowej i hostingu, w szczególności Contabo GmbH;
• dostawcom lub podwykonawcom świadczącym usługi techniczne, informatyczne, serwisowe lub bezpieczeństwa, jeżeli Administrator będzie z takich usług korzystał;
• dostawcom usług księgowych, prawnych lub administracyjnych, jeżeli przekazanie danych jest niezbędne;
• organom publicznym lub innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora mogą przetwarzać dane wyłącznie na podstawie odpowiednich ustaleń lub umów oraz zgodnie z poleceniami Administratora, jeżeli wymagają tego przepisy RODO.

11. Przekazywanie danych poza EOG

Administrator nie planuje przekazywania danych osobowych przetwarzanych w ramach podstawowego działania serwisu poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli w przyszłości zastosowanie zewnętrznej usługi będzie powodowało przekazanie danych poza EOG, Administrator zapewni odpowiednią podstawę prawną takiego transferu i zastosuje zabezpieczenia wymagane przez RODO, a niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana.

12. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

• dane z zapytań kontaktowych — do zakończenia korespondencji, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
• dane związane z umową — przez okres trwania umowy, a następnie przez okres wynikający z obowiązków podatkowych, księgowych oraz terminów przedawnienia roszczeń;
• korespondencja e-mail — przez okres potrzebny do obsługi sprawy, współpracy i zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
• logi techniczne — przez okres uzasadniony potrzebami bezpieczeństwa, diagnostyki i utrzymania infrastruktury, po czym mogą zostać usunięte lub nadpisane.

Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, dane będą przetwarzane do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.

13. Prawa osób, których dane dotyczą

W przypadkach przewidzianych przez RODO osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych osobowych,
• prawo do otrzymania kopii danych,
• prawo do sprostowania nieprawidłowych danych,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych, jeżeli spełnione są przesłanki określone w RODO;
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem rodo@itelade.pl.

14. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uważasz, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami RODO, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego:

15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Dane użytkowników nie są wykorzystywane do profilowania marketingowego.

16. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, przypadkowym zniszczeniem, zmianą, ujawnieniem lub innym niezgodnym z prawem przetwarzaniem.

Stosowane zabezpieczenia mogą obejmować w szczególności kontrolę dostępu, ograniczanie uprawnień, uwierzytelnianie, szyfrowanie transmisji, aktualizacje systemów, zabezpieczenia sieciowe, monitoring techniczny, kopie zapasowe oraz inne mechanizmy adekwatne do charakteru przetwarzanych danych.

17. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, jednak podanie danych kontaktowych jest niezbędne, jeżeli oczekujesz odpowiedzi na zapytanie.

W przypadku zawierania lub wykonywania umowy podanie określonych danych może być niezbędne do jej zawarcia, realizacji lub wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa.

18. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności w przypadku zmian w sposobie działania serwisu, wdrożenia nowych usług, zmian technologicznych, zmian dostawców lub zmian przepisów prawa.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana w serwisie itelade.pl.

Ostatnia aktualizacja: 19 sierpnia 2026 r.